A l’époque, pas si éloignée où les seuls outils du généalogiste étaient feuilles de papier ou de bristol, stylos et crayons de couleur et règle, il n’y avait pas beaucoup de problèmes pour inscrire les renseignements retrouvés, il fallait seulement faire preuve de patience pour reporter les mêmes éléments sur deux ou trois fiches différentes.

Il en va différemment avec l’utilisation de l’informatique. Une fois une information entrée dans le fichier, elle se retrouve partout où on peut en avoir besoin.

Malgré cela, il convient de respecter des codes de saisie, au risque de s’y perdre. Il est conseillé d’uniformiser l’orthographe des patronymes, ce qui évite de les chercher sous différentes graphies. J’ai choisi de respecter l’orthographe des noms seulement après la révolution et l’institution de l’état civil laïc. Par exemple pour les GEORGES ou GEORGE, j’inscris tous les personnages ayant vécu avant la fin du XVIII° siècle sous une forme seulement. Les dates révolutionnaires sont transcrites selon le calendrier grégorien et aussi les dates concernant les protestants qui utilisaient le calendrier julien.

Dans les notes prévues à cet effet, j’indique la date selon le calendrier révolutionnaire ou le calendrier julien. De la même façon, je mentionne dans la note de l’acte les dispenses de mariage, éventuellement les témoins, les circonstances des décès, avec ou sans sacrements, l’ondoiement ou baptême à domicile et les noms et qualités des parrains et marraines.

La plupart des logiciels donnent la possibilité d’ajouter une note individuelle. J’y indique la graphie des prénoms ou patronymes quand ils sont différents de la fiche initiale. Je précise les professions, les domiciles avec les années concernées.

Quand un personnage est enfant naturel de père inconnu, parfois de mère inconnue, je ne laisse pas la filiation en blanc, mais je précise "naturel inconnu", ce qui permet d’être sûr de n’avoir pas oublié le nom mais de souligner l’absence de filiation.

Bien sûr, il ne s’agit pas ici d’ériger des consignes à respecter, mais seulement de faire partager le fruit de l’expérience d’années de recherches. Chacun est libre de présenter le résultat de ses recherches comme il le souhaite et c’est très bien ainsi.